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Procédure d’élimination d’archives

Les collectivités affiliées au centre de gestion (communes, communautés de communes, établissements publics, syndicats intercommunaux, syndicats mixtes chargés d’une mission de service public) produisent, dans l’exercice de leurs activités, des archives de nature publique. Certains documents dépourvus d’intérêt administratif et/ou historique peuvent être éliminables une fois la durée d’utilité administrative échue. Cependant, toute destruction doit se faire sous le contrôle des Archives départementales car seul le directeur des archives départementales est habilité à délivrer le visa d’élimination.

La procédure d’élimination est la suivante :

1 – La collectivité rédige une liste des documents proposés à l’élimination (appelée « bordereau d’élimination d’archives »), mentionnant pour chaque type d’acte, les dates extrêmes et le volume en mètre linéaire.

2 – Cette liste est soumise au maire ou au président de la structure pour validation et signature.

3 – Ce document doit être ensuite adressé en trois exemplaires aux Archives départementales pour validation.

4- Une fois le bordereau d’élimination signé par le directeur des archives départementales et retourné dans la collectivité, la destruction physique des documents peut alors s’effectuer.

 5 – Une copie du bordereau est également à adresser au centre de gestion.

L’archiviste du centre de gestion se tient à votre disposition pour vous informer sur les délais de conservation des documents éliminables et pour vous aider à compléter votre bordereau d’élimination.

Vous trouverez ci-dessous un modèle de bordereau librement téléchargeable.

 

 

TABLEAU DE GESTION D’ARCHIVES

(COMMUNES – COMMUNAUTÉS DE COMMUNES

dans le cadre de leurs compétences respectives)

Légende : D : Destruction, E : échantillonnage

Les documents non mentionnés dans le tableau ci-dessous sont à conserver.

 

 

 

Catégorie de documents

 

 

Durée d’utilité administrative

 

Sort final

 

Observations

Circulaires préfectorales. Selon validité D
Conseil municipal :

-convocations.

-extraits de délibérations municipales.

 

1 an

6 ans

 

D

D

 

 

Conservation des registres.

Arrêtés municipaux : extraits. 6 ans D Conservation des registres.
Courriers : chronos. 6 ans D Conservation des registres.
Assurances : contrats et avenants résiliés, conditions générales. 10 ans D Eliminables 10 ans après résiliation du contrat.
Élections.

-Révisions de la liste électorale : avis d’inscription et de radiation, tableaux modificatifs.

-Organisation des opérations de vote : formulaires de vote par correspondance et par procuration, feuilles de dépouillement, cartes d’électeur non retirées.

 

3 ans

 

6 ans

 

E

 

E

 

Conservation des listes électorales.

Conservation des procès-verbaux et des listes d’émargement.

Pièces annexes d’état-civil. 10 ans E Conservation des registres.
Impôts locaux : rôles d’imposition, renseignements extraits des rôles.

 

10 ans E Conservation après 10 ans des rôles des années en 0 et 5.
Recensement militaire : listes nominatives. 5 ans E Conservation après 5 ans des listes des années en 0 et 5 et des périodes de guerre.
Chasse : permis, attestations d’assurances. 5 ans D Conservation des listes ou des registres des permis délivrés.
Devis non retenus. 2 ans D
Police locale et générale :

-Autorisations de débits de boissons temporaires : arrêtés municipaux.

 

 

 

-Autorisations de modification temporaire de circulation, autorisations temporaires de stationnement : arrêtés municipaux.

-Autorisations de ventes au déballage : arrêtés municipaux.

 

5 ans

 

 

 

 

5 ans

 

 

5 ans

 

D

 

 

 

 

D

 

 

D

 

Conservation des dossiers des débits de boissons permanents.

 

Installations classées au titre de la protection de l’environnement situées hors de la commune, demande d’autorisation d’exploitation : dossier d’enquête publique. 10 ans D Eliminables après 10 si l’installation est située hors de la commune.
Projets d’implantation d’équipements commerciaux situés hors de la commune : dossiers soumis à la commission départementale d’équipement commercial. 10 ans D Conservation des dossiers des équipements situés sur la commune.
Comptabilité.

-Bordereaux de titres et de mandats.

 

 

 

-Factures, mandats, titres de recettes.

 

-Bons de commandes, bons de livraisons.

 

-FCTVA : états des dépenses d’investissement déclarées.

 

10 ans

 

 

 

10 ans

 

10 ans

 

10 ans

 

E

 

 

 

D

 

D

 

D

 

Conservation des bordereaux des années en 0 et 5.

Personnel :

-demandes d’emploi non retenues.

-demandes de congés.

-arrêts de travail de courte durée.

-Stagiaires non rémunérés : demandes, conventions.

 

2 ans

2 ans

2 ans

5 ans

 

D

D

D

D

Candidatures non retenues à des marchés de travaux ou d’étude. 5 ans D
Réservations et locations temporaires de salles : demandes, contrats, états récapitulatifs. 10 ans E Conservation des années en 0 et 5.
Travaux d’entretien (Voirie, bâtiments) : devis, factures. 10 ans D
Contrats de maintenance, contrats d’entretien. 10 ans D Conservation 10 ans après résiliation.
Déclarations d’intention de commencement de travaux. 1 an D
Analyses d’eau : fiches de résultats.

 

10 ans D Conservation des années en 0 et 5 et des mauvais résultats.
Transports scolaires : dossiers de demande d’aide, listes des élèves. 5 ans D Conservation des listes des élèves des années en 0 et 5.
Urbanisme.

-Certificats d’urbanisme.

-Renseignements d’urbanisme.

 

3 ans

2 ans

 

 

 

Redevance d’assainissement : rôles. 10 ans E Conservation des années en 0 et 5.
Redevance d’ordures ménagères : rôles.

Autorisations de transport de corps.

Cantine, garderie, centre de loisirs: états des fréquentations, factures.

10 ans

10 ans

10 ans

E

D

E

Conservation des années en 0 et 5.

 

Conservation après 10 ans des années en 0 et 5.

 

 

 

 Modèle bordereau d’élimination