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Contenu de la mission

Le contenu de la mission d’archivage :

1)    Elimination de la documentation librement éliminable (circulaires, journal officiel, magazines, comptes rendus de réunions et budgets des structures intercommunales auxquelles appartient la collectivité). Nous encourageons les collectivités à effectuer eux-mêmes ce tri régulièrement :

 

2)    Elimination des archives communales dépourvus d’utilité administrative ou historique conformément à la réglementation en vigueur et rédaction d’un ou plusieurs bordereaux d’élimination.

 

3)    Regroupement des dossiers par thème pour les affaires soldées. Les dossiers courants restent dans les bureaux.

 

4)    Classement des archives à conservation temporaire ou définitive selon le cadre de classement de 1926 pour le classement des dossiers (séries D à T).

 

5)    Rédaction de l’instrument de recherche.

 

6)    Travaux annexes : conditionnement des dossiers en boîtes, cotation des boîtes.

 

7)    A la fin de la mission, la commune dispose :

 

  1. a.      d’un instrument de recherche c’est-à-dire un inventaire complet des archives qui ont été classées (une version papier et une version numérique sous format Word), comprend un sommaire, le corps de l’instrument de recherche, puis un index des mots-clés utilisés dans le corps de l’inventaire. Un exemplaire de l’inventaire est également adressé aux archives départementales pour validation dans le respect du contrôle scientifique des archives publiques.

 

  1. b.    de la liste ou des listes des archives éliminées (appelées bordereau(x) d’élimination) établis en 3 exemplaires par l’archiviste, reprenant le type de documents proposés à la destruction, les dates extrêmes, le volume, les règles de tri. Le bordereau d’élimination doit être soumis à l’approbation du maire puis transmis à madame la directrice des archives départementales pour visa et signature.

 

8)    Selon la taille de la commune, de son dynamisme, de ses compétences, de ses besoins et de sa production de documents, un travail de maintenance peut-être nécessaire et assuré par l’archiviste du centre de gestion.

 

Quelques chiffres